并城职院发﹝2018﹞55号

关于印发《太原城市学院

机要文件管理制度》的通知

各系、部、处、室、馆、中心：

现将《太原城市学院机要文件管理制度》印发给你们，请各部门认真学习。

太原城市学院 2018年7月17日

（此件主动公开）

抄报：党委委员

太原城市学院机要文件管理制度

机要文件是指中共中央、山西省委省政府、太原市委市政府及上级主管部门所制发的，并通过机要交换渠道投递传送的正式文件及涉密的党内刊物。

为了进一步规范机要文件的管理和使用，确保收发、传递、传阅、借阅、留存、清退、销毁等环节的时效、保密、安全，充分发挥机要文件作用，更好地为学院各项工作服务。根据上级有关规定和保密要求，结合我院工作实际，特制定如下制度。

一、机构与人员

(一)我院机要文件管理部门是综合办公室。综合办公室设机要室，配备专职机要秘书，负责机要文件的管理工作。

(二)机要文件保管人员必须模范执行党和国家的保密制度，视党和国家的秘密如同生命。在任何情况下，特别是在紧要关头，都必须采取一切可靠措施，保证文件的安全。

(三)机要文件管理人员必须严格遵守党和国家的保密纪律，认真执行各项保密规章制度，做到:

1.不在闲谈、电话和私人通信中涉及党和国家的秘密事项。

2.不向自己的家属亲友泄露党和国家秘密。

3.不将机要文件私自带出办公室或给无关人员阅读。

4.不私自销毁秘密文件。

5.不擅自翻印、复制、摘记和抄录秘密文件内容。不擅自在公开发表的文章中引用秘密文件材料。

6.保持高度警惕，及时向有关领导和部门反映保密和安全工作情况，发现问题及时纠正。

（四）认真做好接触使用机要文件人员入岗入职、在岗在职、离岗离职的全程保密管理培训，提升领导干部和工作人员的机要文件保密意识。对新上岗人员加强岗前保密教育培训，深入普及机要文件管理常识，坚决防止因不掌握机要文件管理常识而造成失泄密的情况发生;对在职人员开展全员轮训，推动文件保密教育培训制度化、规范化、经常化;对离岗机要人员进行脱密期保密教育，督促其将暂存、借用的文件按规定移交、清退，签订保密承诺书，严格脱密期管理。

（五）机要文件管理人员调换时，必须清点机要文件，做好移交工作，办理移交手续。

二、文件管理

(一)阅读及使用、保管机要文件的所有人员都必须模范执行党和国家的保密制度，在任何情况下都必须确保证文件的安全。

(二)机要文件必须由综合办公室机要人员签收。收文时要按照机要号码、密级、件数逐件核对、签收，并按照文号、题目、份数及文件序号逐项登记。发文流转时，要按照上级来文的发放范围下发文件，并按照文号、文件序号、件数逐项登记后流转发文。

(三)机要文件须专柜保管、分类存放，设备和地点须有安全设施。

(四)文件的留存、清退按上级有关规定。需销毁的文件要登记造册，由主管领导核签后，送市委指定的专点进行销毁，不可作为废品随意处置。

(五)各部门凡参加上级召开的各种会议带回的机要文件，一律交综合办机要室保存。

三、阅文

（一）机要文件均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明学院领导个人和各处、室以外，要根据文件内容、密级和传阅范围，送有关领导或有关处室签收和阅处。

（二）机要人员对所有来文进行登记，经综合办公室主任阅处后，送学院领导传阅。机要人员与各位学院领导办理文件传阅手续。

（三）学院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时，不得积压、横传；机要文件一律不得带出办公室阅批，因公出差或参加两天以上会议时，应将传阅文件退还机要室，未看完的文件，待回院后再阅。阅文时，对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。

（四）对学院领导批示要求职能部门办理的文件，机要人员应立即将文件送达承办部门。承办部门应及时将办理情况反馈院综合办公室并报告分管学院领导。

（五）对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件，也应先退回院机要室，由机要人员按照院领导的批示，立即送职能部门并办理文件借阅手续，而不能在传阅过程中“横传”，以避免造成文件丢失。

（六）文件传阅、处理结束，承办部门要在文件处理单上写明处理结果，并签名和写清楚处理日期后，退回机要室统一保管。有关业务文件，各部门需要暂时保留备用的，可在机要室办理借阅手续，但保留期限不得超过1个月。

（七）上级来文的复印，按照中央办公厅、山西省委办公厅和太原市委办公厅的规定办理；凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时，应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理；不得在公开发表的文章中引用“三密”(绝密、机密、秘密)资料。

（八）凡发到各部门的机要文件，各部门必须认真管理、清理。使用完后，按照规定时间，及时清退交机要室。

（九）凡涉及机要文件的领导和工作人员，必须严格遵守国家保密条例，严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定，文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各部门的文件一定要妥善保管，对丢失文件或泄密者，要按照有关规定追究责任。

四、机要室管理

(一)机要室必须具备防盗、防火等安全措施。室内严禁吸烟，以免引起火灾。

(二)保持室内环境安静、清洁、卫生，室内陈列刊物在阅后要放回原处。

(三)禁止无关人员进入机要室，不得在室内搞任何形式的娱乐活动。

(四)严禁使用手机拍摄、扫描、存储、处理、传送、发布机要文件

（五）阅文时间与办公室工作时间相同。