并城职院发﹝2018﹞56号
关于印发《太原城市学院
机要文件管理工作程序》的通知
各系、部、处、室、馆、中心:
现将《太原城市学院机要文件管理工作程序》印发给你们,请各部门认真学习。
太原城市学院 2018年7月17日
(此件主动公开)
抄报:党委委员
太 原 城 市 学 院 综 合 办 公 室 2018年7月17日印发
|
太原城市学院
机要文件管理工作程序
为做好学院机要文件的管理工作,进一步规范机要文件的处理程序,落实机要人员责任制,结合学院实际,制定如下管理程序:
一、收文
(一)收到文件首先检查文件和文件袋有无破损,发现问题及时查明原因。
(二)及时拆封,清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符,避免号码和份数出现差错。
(三)对文件进行登记、编号,注明密级、收文日期等。
二、阅文
(一)机要文件履行文件批办手续后,由机要文书负责传阅。各级领导要在办公室或机要室内阅文。全过程注意保密。特别对绝密、机密、秘密级文件、电报,除传阅范围内人员和机要人员外,不得外传。保密文件、电报要限时传阅,阅完后及时收回,不得在机要室以外过夜。
(二)阅文人员应严格遵守保密制度,不得向规定范国以外的人员泄露或公开引用文件内容。传阅过程中文件不得抽离文件夹。阅后要签名、注时,当日送机要秘书,严禁横传或将文件带回家中阅读。
(三)领导出差前请将未阅完的文件返还机要室。领导阅后退回时,对文件要逐一进行核对;领导对所送文件如有批示,要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。
三、借阅
(一)借出机密级以下机要文件须综合办公室主任批准,不得超过两天,须登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数,双方核对清楚,借用人签名后,方可带走文件。借阅者归还文件时,机要文书核对无误后,办理还文手续。确需继续使用的,须经综合办公室主任批准,办理续借手续。
(二)借阅机密级以上机要文件须经学院党委书记批准,并不准带出机要室。
四、文件的复制
秘密级文件复制须经机要文书审核,机密级以上文件复制须经党委书记批准,复制时不得遮盖密级标志、保密期限及知悉范围。机要文件处理完毕请及时将复印件返还机要室。
五、文件的清销
(一)机要文书每月要检查机要文件的阅读和保管情况,按要求进行分类、清点整理。
(二)需要交还的机要文件按时上交上级机要部门;允许留存的文件,留存在机要室保存,并备有文件目录以供查阅。
(三)清销的机要文件、内部资料送指定部门监销。
(四)清点整理文件中,如发现丢失,确认无法找回,要写出书面报告,及时报送综合办公室领导并上报分管院领导。