并城职院发﹝2018﹞56号

关于印发《太原城市学院

机要文件管理工作程序》的通知

各系、部、处、室、馆、中心：

现将《太原城市学院机要文件管理工作程序》印发给你们，请各部门认真学习。

太原城市学院 2018年7月17日

（此件主动公开）

抄报：党委委员

太原城市学院

机要文件管理工作程序

为做好学院机要文件的管理工作，进一步规范机要文件的处理程序，落实机要人员责任制，结合学院实际，制定如下管理程序:

一、收文

（一）收到文件首先检查文件和文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。

（二）及时拆封，清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符，避免号码和份数出现差错。

（三）对文件进行登记、编号，注明密级、收文日期等。

二、阅文

（一）机要文件履行文件批办手续后，由机要文书负责传阅。各级领导要在办公室或机要室内阅文。全过程注意保密。特别对绝密、机密、秘密级文件、电报，除传阅范围内人员和机要人员外，不得外传。保密文件、电报要限时传阅，阅完后及时收回，不得在机要室以外过夜。

（二）阅文人员应严格遵守保密制度，不得向规定范国以外的人员泄露或公开引用文件内容。传阅过程中文件不得抽离文件夹。阅后要签名、注时，当日送机要秘书，严禁横传或将文件带回家中阅读。

（三）领导出差前请将未阅完的文件返还机要室。领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对；领导对所送文件如有批示，要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。

三、借阅

（一）借出机密级以下机要文件须综合办公室主任批准，不得超过两天，须登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数，双方核对清楚，借用人签名后，方可带走文件。借阅者归还文件时，机要文书核对无误后，办理还文手续。确需继续使用的，须经综合办公室主任批准，办理续借手续。

（二）借阅机密级以上机要文件须经学院党委书记批准，并不准带出机要室。

四、文件的复制

秘密级文件复制须经机要文书审核，机密级以上文件复制须经党委书记批准，复制时不得遮盖密级标志、保密期限及知悉范围。机要文件处理完毕请及时将复印件返还机要室。

五、文件的清销

（一）机要文书每月要检查机要文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。

（二）需要交还的机要文件按时上交上级机要部门；允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。

（三）清销的机要文件、内部资料送指定部门监销。

（四）清点整理文件中，如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送综合办公室领导并上报分管院领导。