并城职院字[2012] 61号

关于学院综合办管理制度汇编

各系、部、处、室、馆、中心：

为了提高学院行政工作效率，结合学院实际为加强学院行政管理，使学院办公室工作更加规范化、制度化、科学化，现将学院综合办相关管理制度修订汇编。

二〇一二年十二月三十日

主题词：制度 汇编 签发人：杨志家

太 原 城 市 职 业 技 术 学 院 办 综合公 室 2012年12月30日印

行政议事规则

为了提高学院行政工作效率，建立职责分明、责权清晰、廉洁高效的行政运行机制，根据《中华人民共和国高等教育法》《太原城市职业技术学院党委议事规则》，结合学院实际，制定本规则。

一、议事范围

（一）拟定需提交党委讨论决定的关于学院改革与发展以及教学、科研、行政管理中的重大问题。主要包括：

（1）拟定和执行学院教育事业发展规划、中长期发展计划、年度工作计划以及基本建设规划；

（2）拟定学院重大改革方案和重要规章制度；

（3）行政管理内部机构设置和机构负责人员，学科、专业建设以及调整方案；

（4）拟定学院年度招生计划和毕业生就业指导与服务方案；

（5）拟定和执行学院年度财务计划、经费预决算、大型基建维修项目和大额度资金的使用；拟定和执行学院大宗物资、设备采购方案。

（6）拟定和执行学院对外重大合作交流和重大项目合作与交流协议；

（7）年度增减人员计划、教职工调入调出及教师队伍建设中的重要问题；

（8）研究学院重大突发事件处置和涉及教职工切身利益的重大问题以及行政方面的其它重大问题。

（二）讨论和安排落实上级机关和院党委在行政工作中的决定。

（三）研究决定学院教学、科研和其它行政管理工作中的有关问题。主要包括：

（1）教学计划、专业设置和调整计划、重点学科、主要课程以及实验室建设计划；

（2）重要科研项目以及科技开发、产业发展的实施计划；

（3）师资队伍建设和人事工作；

（4）研究学院教师和学生管理工作。聘任与解聘教师以及内部其他工作人员，教职工的表彰奖励或处分、对学生进行学籍管理并实施奖励或处分；

（5）学院教学、科研和行政工作机构的职责、规程和组成人员。组织实施学院的教学、科研、社会服务、思想品德教育、教学质量监控等教育教学活动。

（四）院长认为需要提交院长办公会议决定的有关问题。

二、议事规则

院长是学院的行政首长，全面负责学院的行政工作，是学院的法定代表人。院长办公会是学院教学、科学研究和其它行政管理工作的决策机构。

（一）院长办公会议一般每周召开一次。如工作需要，可随时召开。

（二）院长办公会议在充分发扬民主的基础上由院长对研究事项做出决定。

（三）会议对所议议题要有结论。对重要问题产生不同意见的，在情况允许时，可暂缓作出决定。待深入研究、进一步交换意见后再行决定。

（四）出席院长办公会议人员对院长的决定有不同意见可以声明保留，也可以向院党委和上级领导机关反映，但要在行动上执行会议决定。

（五）会议议题由主持人掌握讨论，未经会议确定的议题一般不予上会讨论。

（六）会议的内容，凡涉及保密事项或在一定时间内不宜公布的要严守机密，不得外传和泄密。

（七）院长办公会议议定事项，由分管副院长按照各自分工组织安排落实和督促检查，并向院长报告工作开展和落实情况。

三、议事程序

（一）院长办公会议由院长召集，因故不能召集时，委托一名副院长负责召集。参加会议人员、列席会议人员、特邀人员由院长根据需要确定。

（二）院长办公会议由院长主持，因故不能主持时，委托一名副院长负责主持。院级领导不能出席会议的，要向院长请假，如对议题有意见或建议可在会前提出。

（三）院长办公会议的会务工作由办公室负责安排。提请会议讨论的议题，由分管院长审核或协调后提出，报院长确定，并指示办公室将议题和相关材料于会前送达与会人员。

（四）提交议题前，议题涉及到的分管领导和部门负责人要进行认真调查研究，提出解决问题的方案和意见，重大问题要准备好报告和决议草案；涉及跨分管领导的议题，由主管部门的分管领导牵头协商。一般问题由牵头方主导；重大问题意见不一致时，报主要领导协调。

（五）院长办公会由办公室确定专人做会议记录。

四、会议决定的执行与检查

（一）会议议定事项需要以文件形式下发，由议题涉及的主要部门代行起草，经院长审阅后签发。会议议定的一般事项由办公室以“院长办公会议纪要”或其它形式发至有关部门贯彻落实。

（二）各级领导、各有关部门必须坚决执行院长办公会议的决定。对在执行过程中出现的新情况、新问题，可提交院长办公会再行研究决定。在没有做出新的决定前，不可自行终止或改变原决定。

（三）学院办公室负责院长办公会议议定事项贯彻落实的督促检查。

学院服务承诺

城市学院向社会郑重承诺：

（一）认真贯彻执行《高等教育法》，坚持社会主义办学方向，依法办学。

（二）按照高等职业教育规律，突出职业教育特色，加强专业建设，不断调整教学内容，改革教学方法，创新办学模式。

（三）本着对社会、家长和学生负责的原则，扎实工作，严格管理，力求做到学生满意，家长放心，提高社会知名度。

（四）秉承“勤学唯实，厚德强能”的校训，以高质量的“双师型”队伍，培养面向生产、建设、管理和服务第一线的应用型人才。

（五）贯彻以人为本的科学发展观，以“一切为了学生，为了一切学生，为了学生的一切”的思想为指导，教书育人，促进学生全面发展。

（六）遵循理论与实践相结合的方针，在教与学、研究与开发的互动中，走产学研相结合的道路，全面提升我院的科研水平，积极为太原市乃至全省、全国的经济建设和社会发展服务。

（七）以服务为宗旨，以就业为导向，多途径开辟学生就业渠道，全方位开展就业工作，引导毕业生多元化就业。

领导带班检查制度

一、领导带班检查的目的：

通过对各部门的工作完成情况、环境卫生情况、工作人员的精神文明及劳动纪律情况的检查，了解学院各基层部门工作中的不足，全面加强学院对各部门的管理及监督，促进全院各项评估工作的落实。

二、检查的主要内容：

（一）各部门办公室的卫生环境。

（二）学生到课、教师到岗的情况。

（三）各部门教师及工作人员的精神文明状况。（含风纪师表、佩戴胸卡、班上吸烟以及午饭饮酒等方面。）

（四）各部门工作完成情况及工作态度。

（五）各部门工作中存在的问题。

三、检查办法：

（一）周一至周五每天由一名院领导带领中层干部组成的检查小组进行不定时的检查。

（二）每周六、日由分管副院长带领学生处、保卫处工作人员进行值班。

（三）值班时间为早7：30——晚22：00。

（四）每日检查的部门由检查小组自行安排进行抽查，每个小组在一个月内要将全院各部门抽查一次。

（五）领导做好值班记录。

四、检查结果及处理意见

（一）检查结果由学院综合办公室负责统计后向院领导汇报，经院领导审核后，向各部门公布情况，并由院领导分口负责督促有问题的部门查找原因予以改正。

（二）检查结果将作为年度评选先进集体和先进部门负责人的依据。

五、检查要求及纪律

（一）带班领导负责组织检查人员到位，并安排检查内容。

（二）带班领导若有事不能参加，需委托另外一位院领导带班，以保证解决当日检查中遇到的问题。

（三）检查组成员如有事缺席，需提前向本组组长请假。

（四）在检查过程中，遇到不良现象要勇于指出和制止。

（五）当日检查因故无法进行时，由带班领导写明原因，方可停止当日检查。

（值班安排见每学期初的值班表）

印章使用管理规定

为了加强学院印章的使用管理，维护学院的声誉和印章的严肃性，使其更好地为教学、科研和管理工作服务，特制定本使用规定。

一、学院综合办公室统一归口管理学院印章，印章管理人员必须认真履行管理职责，严格审核制度，按程序使用印章。

二、部门或个人用印必须办理审批手续并填写印章使用审批单。未经审批同意者，不得用印。

三、学院自发文的用印，应严格按自发文的要求，在核实签发、审核、印刷等符合要求后方可使用相应印章。

四、开具介绍信或有关证明材料的用印，要以出具批准意见或相关部门的书面批准意见为依据，否则，不予办理。

五、如上报报表，签订合同等需要使用学院（或领导）印章，必须先将有关报表、合同等文件送主管有关领导审阅，待签发后方可用印章。

六、未尽事宜，由学院综合办公室负责解释处理。

学院公文管理规定

为加强学院公文管理，使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》等有关规定精神，特制定本办法。

第一条 学院的公文，是学院在教育教学及行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达学院党政部门决定、政策，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第二条 公文管理工作包括公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、规范、及时、安全、保密。

第四条 学院综合办公室负责学院公文处理与管理工作，并对学院其他部门的公文处理工作进行业务指导。

第五条 行文应遵循以下规则：

（1）行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精。

（2）行文应当符合国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》的规定。

（3）学院一切对外行文一律由学院综合办公室统一办理。

（4）行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第六条 公文起草符合下列要求：

（1）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

（3）开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。

（4）公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

（5）文种、格式使用正确。

第七条 公文校核。公文校核的基本任务是协助领导人保证公文的质量。

（1）公文文稿送领导人审批之前，应当由学院综合办公室进行校核。

（2）文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。

（3）领导已经审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核如需修改实质性的内容，须报原审批领导人复审。

第八条 公文须经相关领导审批签发。凡以学院名义行文的，必须经院长签发；凡以学院党委名义行文的，必须由党委书记签发（或党委副书记代签）；凡是院处室函件，必须由分管院长签发；联合发文，须经所有联署机关的分管院长会签。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。

第九条 公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

（1）核发。办公室文秘人员在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送部门和印制份数，并及时做好发文登记。

（2）印制。负责印制的同志在印制公文时应当做到准确、及时、规范、安全、保密。学院对外行文一律由学院综合办公室统一印制。

（3）分发。办公室文秘人员根据有关规定或者领导人批示将公文分发有关部门和领导人。

第十条 收文办理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。

（1）签收。收到有关公文应以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收的具体时间。

（2）登记。公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。

（3）拟办。办公室负责人对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。

（4）请办。办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文送请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

（5）分发。秘书根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。

（6）传阅。秘书根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

（7）承办。主管部门对需要办理的公文进行处理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；必须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。

（8）催办。秘书对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

第十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。需要送请领导人阅批的传真文件，应当复制后办理。

第十二条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。个人不得保存应当归档的公文。

第十三条 学院综合办公室以外的其他部门应归档的文书档案，平时应妥善保管，年终应集中整理造册，于次年3月底移交学院办公室。

第十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的完整，能准确反映本院的主要工作情况，便于保管和利用。

第十五条 学院办公室文秘人员负责公文收发、审核、用印、归档和销毁。同时必须严格遵守保密制度。

第十六条 本暂行办法由学院办公室负责解释。

第十七条 本暂行办法自发布之日起施行。

学院会议室使用办法

为了加强会议室的管理工作，充分利用和合理使用会议室资源，使其更长期、高效、规范地为学院教学科研服务，结合会议室使用过程中出现的实际问题，现制定会议室管理使用办法，请各部门严格执行。

一、学院大小会议室、报告厅，由学院综合办公室具体管理。

二、学院综合办公室负责清扫会议室、报告厅，保持室内整洁。

三、各系、部门需要使用会议室、报告厅时，应提前一天到学院综合办公室办理登记手续，经办公室主任审批后方可使用。

四、参加会议人员应自觉维护会议室、报告厅卫生，爱护办公设施；使用结束后，应负责检查关闭门窗和电源；并告知学院综合办公室相关人员。

五、会议室、报告厅音响设施实行专人管理。凡使用系、部门未经许可不得挪动和搬走会议室的设施，也不可向值班管理人员提出无理要求。

六、各部门使用会议室、报告厅在时间互有冲突的情况下，按以下顺序依次安排：（1）外事接待；（2）全院性会议；（3）院领导主持召开的会议；（4）多个系、部门联合召开的会议；（5）各系、部门会议按各自登记时间的先后顺序安排。

收发制度

一、收发工作是学院信息传输的重要渠道，收发人员必须严格遵守规章制度，认真履行工作职责，为全院师生员工服务。

二、学院内各种信函、电报、文件、报刊、杂志的收发登记工作，由收发员负责。公私函件和报刊杂志采取信箱投递方式发放，重要信函和电报以及院领导的邮件、报刊要及时送达本人。

三、教职工个人的报刊杂志采取签收的方式发放。

四、每年四月和十月进行全院范围内报刊、杂志的征订工作,处室和个人到收发室征订。

五、收发人员定期与邮局联系，不断改进工作。

六、树立保密观念，切实保证学院进出的机要信函、文件的安全，严防事故发生。

首问责任制

为了进一步改进机关工作作风，强化责任意识和服务意识，树立机关良好的外部形象，特在全院机关推行首问责任制度。

一、首问内容包括：首接电话；首接来访；接办文件首问；接上级领导交办事项首问。

二、首问责任制程序：需要记录的认真做好记录；需要转办的按照职责分工及时、准确转办；暂时不能办理的要跟踪督促、催办；需要报送结果的要及时提醒、报告办理结果。

三、首问责任制要求

（一）热情接待、妥善处理。接听电话要使用礼貌用语，属于本职范围内的问讯要认真答复；接待来访要热情周到，属于本职范围内的要认真接谈，不得推诿、敷衍。

（二）主动协调、及时转办。对不属于本职范围内的电话问讯和来访，要及时、准确地引荐至相关部门或个人受理。

（三）讲求时效、及时办理。对受理的来电、来访、文件等要及时办理，不得拖延。

四、首问责任制奖惩

各部门要把执行首问责任制情况作为对本部门职工日常考核和年度考核的一项重要内容，学院把各部门落实、执行首问责任制情况作为对该部门行风评议的一项重要内容。对违反首问责任制的部门和个人要予以批评教育，因延误时机、造成严重后果的要追究相应的责任。

档案保管制度

一、档案库房每天检查一次，做到门、窗、橱柜牢固无损，非工作时间将库房门、窗关严锁好，并切断库房电源。

二、库房内严禁吸烟，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期检查，努力做到“八防”：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防污染。

三、非本室工作人员，未经批准，一律不得进入档案库房，以确保安全。

四、库房内备有温度计，每天按时记载库内温度，并选择有利时机通风。

五、对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行裱糊和复制。

六、爱护室内一切设备，确保设备完好。

七、管理人员工作调动时，要严格执行交接手续，在没有交接前，不得离职。

档案保密制度

一、档案人员应当忠于职守，遵守纪律，增强保密观念。对党和国家的机密，不说、不问、不外传。

二、任何人借阅档案必须办理借阅登记手续，凡借阅涉及保密内容的文件资料，必须经分管领导批准。

三、档案人员要提高安全保密意识，如发现情况要冷静分析判断，应及时报告领导。

四、不得隐匿、损毁、丢失、出卖和擅自销毁档案。

五、不得涂改、伪造档案。

六、不得公布、抄录、提供涉及保密内容的档案。

七、不得将档案、机密文件资料带到宿舍和公共场所。

八、非工作人员，不得随便进入档案库房。

九、对档案人员因玩忽职守，造成档案泄密的，视情节轻重，给予处分。

档案调阅（利用）制度

一、凡调阅利用档案资料者，需严格履行手续，填写“调阅档案登记簿”和“利用效果登记表”。

二、本单位工作需要借阅者，只限于在调阅室里查阅，确需借出时，须经分管领导同意，并限期归还。

三、凡外单位借档者，须持单位介绍信，经分管领导同意，履行借阅手续，方可借阅。

四、查阅档案应在调阅室内进行，调阅室内严禁吸烟，不得高声喧哗。非本室工作人员，不得进入档案库房。

五、查阅者，必须爱护档案，不得拆卷、污损、圈点、划线、涂改，不得翻阅其他无关资料。

六、查阅者摘抄或复制的档案资料，须经本室工作人员核对并加盖公章，否则一律无效。对摘抄或复制的材料。要妥善保存，不得丢失。摘抄或复制有关机密资料，必须先经分管领导批准，如有失密，由摘抄人或复制人负责。

七、本室档案资料一般不外借，特殊情况必须经分管领导批准，并办理借阅手续，一周内用毕归还。

文件阅办规定

一、外来的公文函件由院收发室接收后交学院综合办公室文书签收。如果学院公文直接寄给职能处室或院领导，请交学院综合办公室文书登记，传阅，以免丢失。

二、公文拆封后，由学院综合办公室文书按来文先后，登入收文薄，填写文件传阅单，并按缓急程度送办公室主任批阅，按批办意见送院领导批示。批阅文件不得使用铅笔、圆珠笔或红墨水钢笔。

三、按领导批示由学院综合办公室文书送交承办部门签收阅办。部门之间不能横传，一般要在当天送回学院综合办公室。如特殊原因不能送回，一定要妥善保管，并及时送回。

四、有关部门收到阅办的文件后，应迅速按时办理，不得拖延积压。学院综合办公室文书应经常督促和提醒承办部门办理公文，防止漏办和压误。

五、承办部门办理完的文件应交回学院综合办公室统一归档，并在文件处理单上“处理意见”栏中注明（已办或已阅并签上姓名和日期等）。

六、如需借用有关文件（当年的文件），需到学院综合办公室办理借用手续，用完后及时归还，以保证年终文书档案完整归档。（注：往年的文件到档案室借阅）

七、本规定由学院综合办负责实施。

介绍信管理制度

一、介绍信是学院用来证明被派遣人员的姓名、身份和接洽事项的一种专用公文。只有加盖了学院印章的介绍信才是有效介绍信。

二、学院空白介绍信由学院综合办公室统一印制和保管。学院各处室需用介绍信，由处室负责人到学院综合办公室领取并负责保管。领取介绍信时应首先完整无缺地上交已使用完毕的介绍信存根，以备查考。

三、介绍信由使用人填写，且存根的内容要和正文内容一致。格式要规范，字迹要工整，事由要清楚。

四、到省内各地联系工作的介绍信，需处室负责人审核、签字后到综合办公室加盖印章。去省外的介绍信，除需处室负责人审核外，还需经主管院领导审批后方能加盖学院印章。

五、外出联系工作时原则上不得携带加盖有学院印章的空白介绍信。如有特殊需要必须携带空白介绍信时，应由使用人说明使用事由和理由，经处室负责人和院领导审批后再到综合办公室开具，且事后必须到综合办公室注销使用情况，填写存根，以备查考。

六、使用完毕的介绍信应由使用人妥善处理。否则由此引起的不良后果由使用人负责。